Mejorando las Habilidades de Comunicación en su Trabajo y Relaciones Personales

La comunicación efectiva suena como debería ser instintiva. Pero con demasiada frecuencia, cuando tratamos de comunicarnos con otros, algo se extravía. Decimos una cosa, la otra persona escucha algo más, y se producen malentendidos, frustración y conflictos. Esto puede causar problemas en su hogar, escuela y relaciones laborales. Para muchos de nosotros, comunicarnos de forma más clara y efectiva requiere aprender algunas habilidades importantes. Ya sea que intente mejorar la comunicación con su cónyuge, hijos, jefe o compañeros de trabajo, aprender estas habilidades puede profundizar sus conexiones con los demás, generar mayor confianza y respeto y mejorar el trabajo en equipo, la resolución de problemas y su salud social y emocional en general.

¿Qué es comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es más que solo intercambiar información. Se trata de comprender la emoción y las intenciones detrás de la información. Además de ser capaz de transmitir claramente un mensaje, también es necesario que escuche de una manera que gane el significado completo de lo que se dice y haga que la otra persona se sienta escuchada y entendida.

Más que solo las palabras que usa, la comunicación efectiva combina un conjunto de 4 habilidades:

  1. Escuchas comprometidos
  2. Comunicación no verbal
  3. Manejando el estrés en el momento
  4. Afirmarte de una manera respetuosa

Si bien estas son habilidades aprendidas, la comunicación es más efectiva cuando se vuelve espontánea en lugar de formulal. Un discurso que se lee, por ejemplo, rara vez tiene el mismo impacto que un discurso que se entrega (o parece ser entregado) espontáneamente. Por supuesto, lleva tiempo y esfuerzo desarrollar estas habilidades. Cuanto más esfuerzo y práctica pongas, más instintivas y efectivas serán tus habilidades de comunicación.

¿Qué le impide comunicarse de manera efectiva?

Las barreras comunes para la comunicación efectiva incluyen:

Estrés y emoción fuera de control. Cuando te sientes estresado o abrumado emocionalmente, es más probable que leas mal a otras personas, envíes señales confusas o desagradables, y te conviertas en patrones de conducta malsanos y poco saludables. Para evitar conflictos y malentendidos, puede aprender a calmarse rápidamente antes de continuar una conversación.

Falta de concentración. No puede comunicarse de manera efectiva cuando realiza múltiples tareas. Si está revisando su teléfono, planeando lo que va a decir a continuación, o soñando despierto, es casi seguro que perderá claves no verbales en la conversación. Para comunicarse efectivamente, debe evitar las distracciones y mantenerse enfocado.

Lenguaje corporal inconsistente La comunicación no verbal debe reforzar lo que se dice, no contradecirlo. Si dices una cosa, pero tu lenguaje corporal dice otra cosa, es probable que tu oyente sienta que eres deshonesto. Por ejemplo, no puede decir "sí" mientras niega con la cabeza.

Lenguaje corporal negativo Si no está de acuerdo o no con lo que se dice, puede usar un lenguaje corporal negativo para rechazar el mensaje de la otra persona, como cruzar los brazos, evitar el contacto visual o dar un golpecito con los pies. No tiene que estar de acuerdo, ni siquiera me gusta lo que se dice, pero para comunicarse efectivamente y no poner a la otra persona a la defensiva, es importante evitar enviar señales negativas.

Habilidad de comunicación efectiva 1: Conviértete en un oyente comprometido

Cuando nos comunicamos con otros, a menudo nos enfocamos en lo que deberíamos decir. Sin embargo, la comunicación efectiva se trata menos de hablar y más de escuchar. Escuchar bien significa no solo entender las palabras o la información que se está comunicando, sino también comprender las emociones que el hablante intenta comunicar.

Hay una gran diferencia entre escuchar escuchado y simplemente escuchar. Cuando realmente escuches, cuando estés ocupado con lo que se dice, oirás las sutiles entonaciones en la voz de alguien que te dicen cómo se siente esa persona y las emociones que intenta comunicar. Cuando eres un oyente comprometido, no solo entenderás mejor a la otra persona, sino que también harás que esa persona se sienta escuchada y comprendida, lo que puede ayudarte a construir una conexión más fuerte y profunda entre tú y tú.

Al comunicarse de esta manera, también experimentará un proceso que disminuye el estrés y apoya el bienestar físico y emocional. Si la persona con la que estás hablando está tranquila, por ejemplo, escuchar de una manera comprometida te ayudará a calmarlo también. De manera similar, si la persona está agitada, puede ayudar a calmarlos escuchando de manera atenta y haciendo que la persona se sienta comprendida.

Si su objetivo es comprender completamente y conectarse con la otra persona, escuchar de una manera comprometida a menudo vendrá naturalmente. Si no es así, pruebe los siguientes consejos. Cuanto más los practiques, más satisfactorias y gratificantes serán tus interacciones con los demás.

Consejos para convertirse en un oyente comprometido

Concéntrese completamente en el altavoz. No puedes escuchar de una manera comprometida si eres constantemente revisando su teléfono o pensando en otra cosa. Debes mantenerte enfocado en la experiencia momento a momento para poder captar los sutiles matices y las importantes claves no verbales en una conversación. Si le resulta difícil concentrarse en algunos oradores, trate de repetir sus palabras en su cabeza, esto reforzará su mensaje y lo ayudará a mantenerse enfocado.

Favorece tu oído derecho. Por extraño que parezca, el lado izquierdo del cerebro contiene los centros de procesamiento primario para la comprensión del habla y las emociones. Dado que el lado izquierdo del cerebro está conectado al lado derecho del cuerpo, favorecer el oído derecho puede ayudarlo a detectar mejor los matices emocionales de lo que alguien está diciendo.

Evite interrumpir o tratar de redirigir la conversación a sus preocupaciones al decir algo así como: "Si crees que eso es malo, déjame decirte lo que me sucedió a mí". Escuchar no es lo mismo que esperar que te toque hablar. No puedes concentrarte en lo que alguien está diciendo si estás formando lo que vas a decir a continuación. A menudo, el hablante puede leer sus expresiones faciales y saber que su mente está en otra parte.

Muestre su interés en lo que se dice. Nod de vez en cuando, sonríe a la persona y asegúrate de que tu postura sea abierta e invitante. Aliente al orador a continuar con pequeños comentarios verbales como "sí" o "eh, eh".

Trata de dejar de lado el juicio. Para comunicarse efectivamente con alguien, no tiene que agradarle ni estar de acuerdo con sus ideas, valores u opiniones. Sin embargo, debe dejar de lado su juicio y negar la culpa y la crítica con el fin de comprenderlos por completo. La comunicación más difícil, cuando se ejecuta con éxito, a menudo puede conducir a una conexión poco probable con alguien.

Suministre realimentación. Si parece haber una desconexión, refleje lo que se ha dicho parafraseando. "Lo que estoy escuchando es ..." o "Parece que estás diciendo ..." son excelentes maneras de reflexionar. Sin embargo, no repita textualmente lo que el orador ha dicho textualmente; parecerá poco sincero o poco inteligente. En cambio, expresa lo que las palabras del orador significan para ti. Haga preguntas para aclarar ciertos puntos: "¿Qué quiere decir cuando dice ..." o "¿Es esto lo que quiere decir?"

Escucha la emoción detrás de las palabras

Son las frecuencias más altas del habla humana las que imparten emoción. Puede estar más sintonizado con estas frecuencias y, por lo tanto, ser más capaz de comprender lo que otros dicen realmente, al ejercitar los pequeños músculos de su oído medio (el más pequeño del cuerpo). Puede hacerlo cantando, tocando un instrumento de viento o escuchando ciertos tipos de música de alta frecuencia (una sinfonía de Mozart o un concierto de violín, por ejemplo, en lugar de rock de baja frecuencia, pop o hip-hop).

Habilidad 2: prestar atención a las señales no verbales

La forma en que miras, escuchas, te mueves y reaccionas ante otra persona les dice más sobre cómo te sientes que las palabras por sí solas. La comunicación no verbal, o el lenguaje corporal, incluye expresiones faciales, movimientos y gestos corporales, contacto visual, postura, el tono de tu voz e incluso tu tensión muscular y tu respiración.

Desarrollar la capacidad de comprender y usar la comunicación no verbal puede ayudarlo a conectarse con los demás, expresar lo que realmente quiere decir, navegar situaciones desafiantes y construir mejores relaciones en el hogar y el trabajo.

  • Puede mejorar la comunicación efectiva mediante el uso de lenguaje corporal abierto: brazos cruzados, de pie con una postura abierta o sentado en el borde de su asiento y manteniendo el contacto visual con la persona con la que está hablando.
  • También puede usar el lenguaje corporal para enfatizar o mejorar su mensaje verbal, darle palmaditas en la espalda a un amigo mientras lo felicita por su éxito, por ejemplo, o golpear sus puños para subrayar su mensaje.

Mejora tu forma de leer comunicación no verbal

Tenga en cuenta las diferencias individuales. Las personas de diferentes países y culturas tienden a usar diferentes gestos de comunicación no verbal, por lo que es importante tener en cuenta la edad, la cultura, la religión, el género y el estado emocional al leer las señales del lenguaje corporal. Un adolescente estadounidense, una viuda en duelo y un hombre de negocios asiático, por ejemplo, es probable que utilicen señales no verbales de manera diferente.

Mire las señales de comunicación no verbal como un grupo. No lea demasiado en un solo gesto o señal no verbal. Considere todas las señales no verbales que recibe, desde el contacto visual hasta el tono de la voz y el lenguaje corporal. Cualquiera puede deslizarse ocasionalmente y dejar que el contacto visual se resbale, por ejemplo, o cruzar brevemente sus brazos sin querer. Considere las señales como un todo para obtener una mejor "lectura" en una persona.

Mejora tu forma de entregar comunicación no verbal

Use señales no verbales que coincidan con sus palabras en lugar de contradecirlos. Si dices una cosa, pero tu lenguaje corporal dice otra cosa, tu oyente se sentirá confundido o sospechará que estás siendo deshonesto. Por ejemplo, sentarse con los brazos cruzados y sacudir la cabeza no coincide con las palabras que le dicen a la otra persona que está de acuerdo con lo que están diciendo.

Ajuste sus señales no verbales de acuerdo con el contexto. El tono de su voz, por ejemplo, debe ser diferente cuando se dirige a un niño que cuando se dirige a un grupo de adultos. Del mismo modo, tenga en cuenta el estado emocional y el trasfondo cultural de la persona con la que está interactuando.

Evita el lenguaje corporal negativo. En su lugar, use el lenguaje corporal para transmitir sentimientos positivos, incluso cuando no los esté realmente experimentando. Si está nervioso acerca de una situación (una entrevista de trabajo, una presentación importante o la primera cita, por ejemplo), puede usar un lenguaje corporal positivo para expresar confianza, aunque no lo sienta. En lugar de entrar tentativamente en una habitación con la cabeza gacha, los ojos desviados y deslizarse en una silla, trate de mantenerse de pie con los hombros hacia atrás, sonriendo y manteniendo el contacto visual, y entregándole un firme apretón de manos.Te hará sentir más seguro de ti mismo y ayudará a tranquilizar a la otra persona.

Habilidad 3: mantener el estrés bajo control

¿Cuántas veces se ha sentido estresado durante un desacuerdo con su cónyuge, hijos, jefe, amigos o compañeros de trabajo y luego dijo o hizo algo que luego lamentó? Si puede aliviar el estrés rápidamente y volver a un estado de calma, no solo evitará esos remordimientos, sino que en muchos casos también ayudará a calmar a la otra persona. Solo cuando estás en un estado tranquilo y relajado podrás saber si la situación requiere una respuesta, o si las señales de la otra persona indican que sería mejor permanecer en silencio.

En situaciones tales como una entrevista de trabajo, una presentación comercial, una reunión de alta presión o una presentación a la familia de un ser querido, por ejemplo, es importante manejar sus emociones, pensar de pie y comunicarse eficazmente bajo presión.

Comunícate con eficacia manteniendo la calma bajo presión
Use tácticas de estancamiento para darte tiempo para pensar. Pida que se repita una pregunta o que aclare una afirmación antes de responder.
Haga una pausa para recoger sus pensamientos. El silencio no es necesariamente algo malo, la pausa puede hacer que parezcas más controlado que apresurar tu respuesta.
Haga un punto y proporcionar un ejemplo o información de apoyo. Si tu respuesta es demasiado larga o te das cuenta de varios puntos, te arriesgas a perder el interés del oyente. Siga un punto con un ejemplo y luego mida la reacción del oyente para saber si debe hacer un segundo punto.
Entregue sus palabras con claridad. En muchos casos, cómo dices algo puede ser tan importante como lo que dices. Hable con claridad, mantenga un tono uniforme y establezca contacto visual. Mantenga su lenguaje corporal relajado y abierto.
Concluye con un resumen y luego parar Resume tu respuesta y luego deja de hablar, incluso si deja un silencio en la habitación. No tienes que llenar el silencio al continuar hablando.

Alivio rápido de la tensión para una comunicación efectiva

Cuando las cosas comienzan a calentarse en una conversación, necesitas algo rápido e inmediato para reducir la intensidad emocional. Al aprender a reducir rápidamente el estrés en el momento, puede enfrentar con seguridad cualquier emoción fuerte que esté experimentando, regular sus sentimientos y comportarse de manera adecuada.

Reconoce cuando te estresas. Su cuerpo le hará saber si está estresado mientras se comunica. ¿Tus músculos o tu estómago están apretados? ¿Están tus manos apretadas? ¿Tu respiración es superficial? ¿Estás "olvidando" respirar?

Tómese un momento para calmarse antes de decidir continuar una conversación o posponerla.

Trae tus sentidos al rescate. La mejor manera de aliviar el estrés de manera rápida y confiable es a través de los sentidos: visión, sonido, tacto, gusto, olfato o movimiento. Por ejemplo, puede hacer estallar una menta en la boca, apretar una bola de estrés en su bolsillo, respirar profundo, apretar y relajar los músculos, o simplemente recordar una imagen suave y rica en los sentidos. Cada persona responde de manera diferente a la información sensorial, por lo que necesita encontrar cosas que lo tranquilicen.

Busque el humor en la situación. Cuando se usa apropiadamente, el humor es una excelente manera de aliviar el estrés cuando se comunica. Cuando tú o los que te rodean comienzas a tomarte las cosas demasiado en serio, encuentra la manera de aligerar el estado de ánimo compartiendo un chiste o una historia divertida.

Esté dispuesto a comprometerse. A veces, si ambos pueden doblarse un poco, podrán encontrar un término medio feliz que reduzca los niveles de estrés para todos los involucrados. Si se da cuenta de que la otra persona se preocupa mucho más por algo que usted, el compromiso puede ser más fácil para usted y una buena inversión en el futuro de la relación.

Aceptar estar en desacuerdo si es necesario, y tome un tiempo alejado de la situación para que todos puedan calmarse. Vaya a dar un paseo afuera si es posible, o pase unos minutos meditando. El movimiento físico o la búsqueda de un lugar tranquilo para recuperar el equilibrio pueden reducir rápidamente el estrés.

Habilidad 4: Afírmate

La expresión directa y asertiva permite una comunicación clara y puede ayudar a aumentar su autoestima y la toma de decisiones. Ser asertivo significa expresar tus pensamientos, sentimientos y necesidades de una manera abierta y honesta, mientras te defiendes y respetas a los demás. NO significa ser hostil, agresivo o exigente. La comunicación efectiva se trata siempre de entender a la otra persona, no de ganar una discusión o forzar sus opiniones sobre los demás.

Para mejorar su asertividad:
Valórese usted mismo y sus opciones. Son tan importantes como los de cualquier otra persona.
Conozca sus necesidades y deseos. Aprenda a expresarlos sin infringir los derechos de los demás
Expresar pensamientos negativos en una manera positiva. Sus Está bien estar enojado, pero debes ser respetuoso también.
Recibe comentarios positivamente. Acepte los elogios amablemente, aprenda de sus errores, pida ayuda cuando sea necesario.
Aprende a decir no." Conozca sus límites y no permita que otros se aprovechen de usted. Busque alternativas para que todos se sientan bien con el resultado.

Desarrollar técnicas de comunicación asertivas

Afirmación empática transmite sensibilidad a la otra persona. Primero, reconozca la situación o los sentimientos de la otra persona, luego formule sus necesidades u opiniones. "Sé que has estado muy ocupado en el trabajo, pero también quiero que hagas tiempo para nosotros".

Aumento de la aserción puede usarse cuando tus primeros intentos no son exitosos.Se vuelve cada vez más firme a medida que pasa el tiempo, lo que puede incluir consecuencias si no se satisfacen sus necesidades. Por ejemplo, "si no cumple con el contrato, me verán obligado a iniciar acciones legales".

Practica la asertividad en situaciones de menor riesgo para empezar, para ayudar a construir su confianza. O pregúntale a tus amigos o familiares si puedes practicar técnicas de asertividad primero.

Autores: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph. D., y Melinda Smith, M.A. Última actualización: enero de 2018.

Comunicación efectiva
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